I. Definições

– Usuário: Interessado na prática dos serviços prestados pelo Cartório do 5º Ofício de Notas de Taguatinga-DF;

– Dados Pessoais: qualquer informação relacionada a uma pessoa que a identifique ou que usada em combinação com outras informações tratadas, identifique um indivíduo.;

– Tratamento de Dados Pessoais: a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, comunicação, transferência, difusão ou extração de dados de pessoas físicas.

– Titular de Dados: qualquer pessoa física que tenha seus dados pessoais tratados pela Entidade;

– Finalidade: razão do tratamento de dados pessoais;

– Necessidade: o tratamento de dados pessoais deve se limitar ao mínimo necessário, de acordo com o ato a ser praticado;

– Consentimento: autorização clara e objetiva do titular de dados para que o tratamento dos dados pessoais, quando o tratamento não tiver como base legal o cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

II) Política de Privacidade

O Cartório do 5º Ofício de Notas de Taguatinga-DF, com inscrição no CNPJ nº 01.720.317/0001-65, sede na QNA 04, Lotes 32 e 34, Taguatinga, Brasília-DF, CEP: 72.110-040, tendo como Tabelião Titular, RONALDO RIBEIRO DE FARIA, com o objetivo de informar aos usuários, colaboradores, autoridades e demais interessados, o compromisso com a transparência, a privacidade e a segurança dos dados pessoais, bem como com todos os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13.709/2018, cria a presente Política, disponibilizando informações sobre como os dados pessoais são coletados, tratados, compartilhados e armazenados para a organização e a realização da atividade notarial e de registro.

Quando da utilização dos serviços, ficam claros e transparentes os meios e as formas das coletas e utilização das informações pessoais, aqui descritas e esmiuçadas. Todos os dados pessoais depositados nesta Serventia terão tratamento em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, e com o Provimento nº 49, da Corregedoria da Justiça do Distrito Federal e Territórios, publicado em 13/08/2021, além dos demais normativos aplicáveis à atividade.

Ao acessar o site da Serventia, ou seja, www.cartorio5df.com.br ou ao solicitar presencialmente os serviços, sugere-se a leitura desta Política, para que haja a compreensão das práticas relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, adotadas pela Entidade.

A presente Política está dividida da seguinte forma:

1. Para quais finalidades o cartório trata dados pessoais dos usuários?

O tratamento de dados pessoais tem por finalidade a prestação dos serviços notariais.

2. Em quais hipóteses o cartório compartilha os dados pessoais com terceiros?

Os dados pessoais podem ser compartilhados com operadores, tais como prestadores de serviços de hospedagem de dados, desenvolvedores de software, entre outros, e para o atendimento de disposições legais e normativas.

O envio de declaração de operações consideradas suspeitas à Unidade de Inteligência Financeira-UIF, nos termos do Provimento nº 88, do CNJ-Conselho Nacional de Justiça, é um exemplo de compartilhamento de dados em cumprimento de obrigação legal.

Outro caso de compartilhamento de dados em virtude de cumprimento de dispositivo normativo a centrais do e-notariado, que tem a finalidade de modernizar a captação e o tratamento dos dados.

Existem várias outras situações de compartilhamento de dados pessoais em virtude de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, aqui não mencionadas. O importante é frisar que o compartilhamento só é realizado se houver uma base legal que o lastreie.

3. Quais são os direitos dos titulares de dados?

O cartório assegurará aos titulares os direitos previstos na LGPD, como o direito de acesso aos dados pessoais, de forma gratuita, por meio do Canal Eletrônico de Atendimento, que ficará disponível no site www.cartorio5df.com.br, tão logo se finalize o processo de implementação. Por enquanto, os pedidos podem ser feitos por e-mail, para o endereço encarregado.cartorios@gmail.com.

Nem todos os direitos dos titulares previstos na LGPD são aplicáveis à atividade notarial e de registro ou podem ser exercidos absolutamente. A título de exemplo, tem-se que o direito de portabilidade não é exercível no âmbito das serventias extrajudiciais, e a retificação de dados deve observar o procedimento previsto na legislação específica.

O referido Canal Eletrônico de Atendimento terá a finalidade de prestação de esclarecimentos, recebimento de reclamações e sugestões ligadas ao tratamento de dados pessoais.

Formulários específicos serão fornecidos na sede da Serventia, quando o usuário optar pelo atendimento presencial.

A retificação de dado pessoal constante em registro e em ato notarial deverá observar o procedimento, extrajudicial ou judicial, previsto na legislação ou em norma específica.

4. Por quanto tempo os dados pessoais serão armazenados?

A inutilização e eliminação de documentos será realizada conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos, constante do Provimento nº 50, do Conselho Nacional de Justiça, esclarecendo que o descarte será feito de forma a impedir a identificação dos dados pessoais neles contidos.

5. Quais medidas de segurança são tomadas para a proteção dos dados pessoais?

Os dados pessoais são mantidos em locais seguros, para a proteção dos dados do titular. São usadas ferramentas físicas, eletrônicas e gerenciais orientadas para a salvaguarda dos dados mantidos.

Para tanto, nos termos do Provimento no. 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça, a Serventia implementou os seguintes padrões:

· Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 10 megabits;

· Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital;

· Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes;

· Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem;

· Unidade de alimentação ininterrupta ( nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos;

· Dispositivo de armazenamento ( storage), físico ou virtual;

· Backup em nuvem;

· Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento em até 15 minutos após eventual pane;

· Impressoras e scanners;

· Switch para a conexão de equipamentos internos;

· Roteador para controlar conexões internas e externas;

· Software antivírus e antissequestro;

· Firewall;

· Proxy;

· Banco de dados

· Colaborador treinado na operação do sistema, além da empresa contratada que presta suporte.

Também, são adotadas formas de autenticação por certificação digital nos sistemas, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos” ou o compartilhamento de senhas.

Os sistemas informatizados e a plataforma de banco de dados possuem recurso de trilha de auditoria, de maneira a se identificar o responsável pela confecção ou eventual modificação de atos, bem como a data e hora da efetivação.

As instalações lógicas e arquivos físicos estão de conformidade com o padrão de segurança constante das normas aplicáveis e são verificadas anualmente, por ocasião da realização da Correição, pela comissão da Corregedoria do TJDFT.

6. Como falar com o Encarregado pela proteção de dados do cartório para tratativas sobre privacidade e proteção de dados pessoais?

Nos termos da LGPD e do Provimento nº 49/2021, do TJDFT, a Organização nomeou MICHELLE GIURIZATTO MARTINS como Encarregada de proteção de dados, na atuação como canal de comunicação entre o controlador, os titulares de dados, a Corregedoria da Justiça do DF e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

O contato pode ser feito através do Canal Eletrônico de Atendimento, vinculado ao site www.cartorio5df.com.br, quando este estiver implementado, e pelo e-mail encarregado.cartorios@gmail.com., ou, ainda, por meio do número 61-98166.9589.

7. Há transferência internacional de dados pessoais?

Sim. No caso da atividade de certificado notarizado entre o cartório e o solicitante que tiver cartão de firma no cartório e solicitar o serviço e/ou no caso de assinatura digital com videoconferência em que o solicitante estiver fora do Brasil.

8. Incidente de segurança dos dados

Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais, as medidas técnicas e de segurança serão tomadas em conformidade com a natureza e a extensão dos riscos envolvidos, e, caso haja a constatação de risco ou dano relevante, as comunicações devidas serão feitas nos termos da LGPD e do Provimento nº 49/2021, do TJDFT.

9. O que são cookies e outras tecnologias correlatas?

São arquivos de texto baixados em dispositivo do usuário, quando este visita o site. Tal operação possibilita que a página da internet reconheça o dispositivo.

Adicionalmente, o termo cookie descreve uma série de tecnologias, quais sejam:

· pixel tags (imagens gráficas transparentes colocadas em uma página da Web ou em um e-mail para indicar que foram visualizados),

· identificadores de dispositivo móvel , e

· armazenamento na Web – usado em softwares do computador ou em dispositivos móveis.

Nesta Política, o termo cookie é utilizado para abranger todas as tecnologias supracitadas.

Outrossim, são disponibilizados todos os detalhes sobre tais tecnologias, de modo a possibilitar que cada usuário faça escolhas conscientes sobre as configurações de cookies.

Os cookies têm várias finalidades, dentre as quais destacam-se:

· propiciar uma navegação mais eficiente entre diferentes páginas;

· lembrar preferências do usuário;

· melhorar a experiência do usuário; e

· auxiliar a seleção dos anúncios disponibilizados ao usuário, considerando os seus interesses e preferências.

10. Como o cartório usa cookies?

A Organização, ou os provedores de serviços que atuam em nosso nome, poderão usar os tipos de cookies identificados abaixo, a saber: